Hobim Arşivleme ve Basım Hizmetleri A.Ş. (“Hobim”) veri
sorumlusu olarak kişisel verilerin gizliliği ve güvenliğine önem vermektedir.
Hobim, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesi, güvenliğinin sağlanması ve korunması amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İşbu Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Bilgilendirme
KVKK kapsamında kişisel veri; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir.
KVKK kapsamında kişisel verilerin işlenmesi; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.
Hobim, kişisel verilerinizi KVKK ve ilgili mevzuata aykırı olarak üçüncü kişilerle paylaşmayacağını, satmayacağını veya ticari amaçlarla kullandırmayacağını beyan ve taahhüt eder. Bununla birlikte kişisel verileriniz, yalnızca KVKK'da öngörülen işleme şartları ile aktarım kuralları çerçevesinde ve işbu Aydınlatma Metni'nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenebilir ve / veya üçüncü kişilere aktarılabilir.
1. Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Hobim tarafından aşağıda belirtilen kapsamda işlenmektedir.
2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Hobim tarafından faaliyetlerimizin yürütülmesi kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:
• Kimlik bilgileri
• İletişim bilgileri
• Müşteri işlem bilgileri
• Tedarikçi bilgileri
• Finans ve muhasebe bilgileri
• Mesleki ve özlük bilgileri
• İşlem güvenliği bilgileri
• Hukuki işlem bilgileri
• Ziyaretçi kayıt bilgileri
• Kamera kayıtları (CCTV)
• İnternet sitesi kullanım bilgileri ve çerez kayıtları
• Talep, öneri ve şikayet bilgileri
İşlenen kişisel veriler, Hobim tarafından sunulan hizmetin niteliğine ve Hobim ile ilgili kişi arasında kurulan hukuki ilişkinin kapsamına göre farklılık gösterebilmektedir.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Hobim tarafından kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
• Üretim faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi,
• Sipariş, teklif, satış ve satış sonrası hizmet süreçlerinin yürütülmesi,
• Tedarik zinciri ve satın alma süreçlerinin yönetilmesi,
• Üretim planlama, kalite kontrol ve ürün izlenebilirliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Sevkiyat, lojistik ve depolama faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,
• Müşteri ilişkileri ile talep ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesi,
• Finans, muhasebe ve faturalandırma işlemlerinin yürütülmesi,
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi,
• İş sağlığı ve güvenliği mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Fabrika, tesis ve yerleşke güvenliğinin sağlanması,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması,
• Risk yönetimi, iç denetim ve kurumsal yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Şirket faaliyetlerinin geliştirilmesi ve raporlanması.
4. Kişisel Verileri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Hobim tarafından kişisel verileriniz;
• İnternet sitesi,
• Kurumsal e-posta,
• Telefon görüşmeleri,
• Fiziki başvuru ve sözleşme formları,
• Sipariş ve teklif formları,
• İnsan kaynakları başvuruları,
• Kamera sistemleri,
• Ziyaretçi kayıt sistemleri,
• ERP, CRM ve diğer kurumsal bilgi sistemleri,
• Sözlü, yazılı veya elektronik iletişim kanalları
aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilmektedir.
Kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla Hobim tarafından KVKK'da öngörülen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenmektedir. Bu kapsamda KVKK 5. maddesi uyarınca açık rızanın gerektiği hâllerde ise kişisel verileriniz yalnızca açık rızanıza dayanılarak işlenebilecek; aşağıdaki hallerde ise ayrıca bir açık rızanız aranmaksızın işlenebilecektir:
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirebilmesi için zorunlu olması
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Özel nitelikli kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla Hobim tarafından KVKK'da öngörülen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenmektedir. Bu kapsamda KVKK 6. maddesi uyarınca açık rızanın gerektiği hâllerde ise kişisel verileriniz yalnızca açık rızanıza dayanılarak işlenebilecek; aşağıdaki hallerde ise ayrıca bir açık rızanız aranmaksızın işlenebilecektir:
• İlgili kişinin açık rızasının olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,
• İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
• Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması.
5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Hobim tarafından kişisel verileriniz;
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• İş süreçlerinin yürütülebilmesi/yönetilebilmesi amacıyla işbirliği içinde olduğumuz kurumlara,
• Faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet alınan (Yurtdışı’nda bulunan Hosting, Insider, Google, Analytics ve benzeri bilişim altyapısı firmalarından alınan/alınacak olan hizmet/ler) ve hizmet verilen firmalara,
• Alt yüklenicilere,
• Hukuken yetkili özel kişi ve kuruluşlara,
• Mali müşavirlik ve bağımsız denetim firmalarına,
• Hukuk danışmanlarına,
• Bilgi teknolojileri ve bulut hizmet sağlayıcılarına,
KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aktarılabilecektir.
Yurt dışına veri aktarılması gerektiğinde aktarım işlemleri KVKK'nın güncel hükümleri çerçevesinde gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak gerçekleştirilecektir.
6. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme,
• KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Yapılan işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucu ortaya çıkan aleyhe sonuçlara itiraz etme,
• Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7. Başvuru Yöntemi
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, KVKK’nın 13. Maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Hobim’e daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. Hobim’in cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.
Başvurunuzda;
• Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa yabancı kimlik numaranızın,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,
• Talep konunuzun,
bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Bu çerçevede Hobim’e yapacağınız başvurularınızı iletebileceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.
• Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, KVK-Talep formunu doldurarak ve gerekli belgeleri ekleyerek Koza Plaza, A Blok, Kat: 27,34235, Tekstilkent/Esenler/İstanbul adresimize bizzat elden teslim edebilirsiniz,
• KEP yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı hobim@hs03.kep.tr KEP adresimize yapabilirsiniz.
• Noter kanalıyla başvurularınızı iletebilirsiniz.
Başvurunuzun değerlendirilebilmesi için, talebinizin niteliğine göre kimliğinizin tespitine imkân sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru şekilde iletilmesi gerekmektedir. Talebin değerlendirilmesi için gerekli bilgi ve belgelerin sunulmaması hâlinde, Hobim başvurunuzu sonuçlandırabilmek amacıyla ek bilgi ve belge talep edebilecek veya başvuruyu mevcut bilgiler çerçevesinde değerlendirebilecektir.
Başvurularınız, KVKK'nın 13. maddesi uyarınca talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir.
KVK Talep Formuna Ulaşmak için tıklayınız